Administração do Tempo

Existem algumas leis que não se alteram nunca, mesmo com o passar dos tempos. Uma delas é a lei do Lucro. O Lucro nada mais é do que a diferença entre a receita e a despesa, então,esses 3 fatores se relacionam entre si, um sempre afetando os outros dois.

A máxima que se tem, e que muitos de nós sentem na pele, é que para aumentar o seu lucro, ou você reduz a despesa ou aumenta a receita. Quando falamos sobre salário, sabemos o quanto é difícil de se aumentar a receita, por isso muitas vezes temos que reduzir a despesa para que o nosso "lucro" cresça, mesmo que isso signifique apenas pagar todas as contas no final do mês.

Com a administração do tempo não é diferente. Temos todos a mesma quantidade de horas por dia, e o que fazemos delas é o que nos difere. Uma pessoa que administra melhor o seu horário durante o expediente e principalmente fora dele acaba por se tornar, respectivamente, um profissional e uma pessoa melhor.

Sabemos que nem tudo é um mar de rosas, geralmente os imprevistos nos derrubam e a famosa reta final de projeto, sempre acaba por estragar os nossos planos. Às vezes é necessário trabalharmos além da quantidade horas regulares ou desbalancear um pouco a relação Pessoal x Profissional em função de alguns imprevistos circunstanciais. Isso é aceitável por um tempo, mas quando o problema se prolonga muito, é aí que entra a Administração do Tempo.

Alguns estudos relacionam as 7 principais causas que contribuem para um mau-gerenciamento do tempo, elas estão divididas em duas categorias, uma para os motivos relacionados ao funcionário e outra para os motivos relacionados à empresa. São elas:


Funcionário:

1-Falta de Gerenciamento das urgências e prioridades: Sabemos que é impossível fazermos tudo o que nos é pedido e mesmo quando somos obrigados a tal, temos que ter a capacidade de saber priorizar essas tarefas, para que mesmo quando não pudermos entregar tudo, tenhamos pelo menos a certeza de que entregamos aquilo que realmente era necessário para o negócio da empresa.

2-Incapacidade de dizer Não: Esse item está diretamente ligado ao anterior. Quando temos nossa capacidade e qualidade de entrega comprometida, temos que ter a capacidade de sabermos dizer não. Esse "não" para ser eficiente, tem que vir acompanhado de alternativas e de uma análise acertiva sobre o que levou o funcionário a ter sua carga de trabalho comprometida. Dizer não sem ter alternativas, não é produtivo.

3-A qualidade e o retrabalho nas próprias tarefas: Muitas vezes nos esforçamos para entregar um trabalho e por não termos um objetivo definido e uma expectativa acertada, temos que sofrer com o retrabalho. Para quem não tem muito tempo disponível, ter que fazer a mesma tarefa uma ou duas vezes chega a ser uma pá de cal em todo o planejamento feito até o momento.

Empresa:

4-Falta de Objetivos claros: Quando não se tem objetivos claros, perde-se tempo esperando uma definição sobre o que precisa ser feito e principalmente sobre como ser feito. Assim, o tempo que a pessoa teria para planejar suas tarefas deixa de existir e acaba fazendo falta no final do projeto. A falta de objetivos e a incapacidade de se definir o output da tarefa em execução, são grandes fatores para a perda de produtividade.

5-Falta de planejamento: A Falta de planejamento é como entrar em campo sem conhecer as regras. Sem saber as regras não se consegue montar um plano de ação e definir as estratégias. Fica dificil para um membro da equipe saber que durante o segundo tempo, ele deve atacar para o outro lado. É como pegar um carro rumo à Porto Alegre sem conhecer o caminho, sem saber quanto dinheiro levar e principalmente sem poder dizer quando vamos chegar lá. Geralmente nas empresas a meta é estabelecida da seguinte forma: Você tem que chegar em Porto Alegre em 6 horas. Temos disponível um carro como recurso e uma verba limitada de 100 reais, mais ou menos o equivalente à um tanque de combustível. Nesse exemplo, vamos ver o quanto de tempo vai ser perdido em aprender o caminho durante o percurso, as loucuras que serão feitas para se chegar a tempo e principalmente todo o esforço a ser feito pela equipe para empurrar o carro sem combustível na reta final do projeto.

6-Equipe subdimensionada: O que define o tamanho da equipe é o tamanho do projeto x skill dos envolvidos. Um projeto grande pode ser executado por 2 profissionais experientes, porém seriam necessários 4 ou mais, se esses mesmos profissionais fossem substituidos por outros de menor experiência e skill. Muitas vezes as pessoas são obrigadas a se adequar à necessidade do projeto, quanto que na realidade, o projeto tem que ser dimensionado de acordo com a quantidade e a qualidade dos recursos disponíveis.

Por fim, quando não é possível identificar a causa do problema através do membro da equipe afetado, ou o mesmo insiste que não há culpados e que tudo acontece como "deveria", temos então o 7.o motivo:

7-Workaholic/Valorização: Existe um tipo de profissional que trabalha excessivamente por vício, ou por não possuir uma vida própria fora da empresa ou por insegurança. É comum ter pessoas que não conseguem deixar o emprego antes do chefe com medo de serem mal-vistas ou que acham que devem valorizar a QUANTIDADE de horas em detrimento da QUALIDADE das horas.

Hoje, mais importante do que entregar um projeto é COMO o entregamos. Quando se trabalha demais por um período muito grande de tempo, algo está errado. Seja com a empresa, seja com o funcionário. Sob o ponto de vista corporativo, temos o chamado "Passivo Trabalhista" que tende a se tornar uma bomba relógio no futuro. Sob o ponto de vista pessoal, temos um funcionário com problemas que afetam, não só sua performance, como as pessoas a sua volta. Apesar de serem coisas distintas, um problema de caráter pessoal, tende a afetar o lado profissional mais cedo ou mais tarde.

Por isso, enquanto não inventarem o dia de 48 horas, o jeito é administrarmos melhor o que temos em mãos e tirar proveito de cada minuto sempre balanceando o Pessoal com o Profissional.