Os 7 Hábitos dos e-mailers Altamente Eficazes

Ou simplesmente 7 Dicas sobre como lidar com seus e-mails.


Quantas vezes isso já aconteceu com você? Você começa o dia com boas intenções e um plano para resolver a sua lista de prioridades, mas depois de um tempo a única coisa que você consegue fazer é apenas deixar seu inbox atualizado. Apesar de você ficar feliz com isso, você ainda é capaz de ouvir uma voz dizendo que no fundo mesmo, você não fez nada naquele dia.

E-mails não deveriam consumir sua vida. Na realidade, quando você atualiza e responde todos os e-mails, o máximo que você faz é resolver os problemas dos outros. Esse comportamento é chamado de inbox-oriented, sendo que o seu dia, na realidade deveria ser task-oriented. Como Task considere Projeto, Tarefa, Atividade, Resultado, tudo o que você precisa resolver ao longo do dia, e para isso você vai usar várias ferramentas, entre elas o e-mail, e não achar que um inbox bem resolvido é sinal de tarefas em dia.

Aqui estão listadas 7 idéias sobre como usar o e-mail como ferramenta e não apenas como um meio e não como um fim:

1. Diminua o volume: Quando você manda muito email para a mesma pessoa, a tendência é que essa pessoa preste menos atenção neles. O ideal é que seus emails sejam tão aguardados como um presente de Natal. Ou que pelo menos não tenham mais aquele ar chato de "putz, outro email".

2. Não peça para "Keep me in the loop.” Isso tem muito a ver com empowerment. Confie no seu time e saiba que eles sabem fazer seu trabalho corretamente sem que você precise ficar supervisionando eles o tempo todo. Se você acha que eles só vão executar uma atividade apenas se você estiver no campo "cc:" do email, arrange outra equipe.

3. Resposta emails por lotes. Ao invés de apenas responder um email de cada vez, se organize para ler seus emails duas vezes por dia, fazendo isso, você é capaz de ler todos os emails sobre o mesmo assunto e responder uma única vez, economizando assim tempo e digitação de vários emails sobre um mesmo assunto.

4. Seja claro e objetivo: Se tem alguma coisa que pode ser mal-interpretada, exigindo 20 emails para explicar ou desfazer um mau-entendido, pegue o telefone ou vá até a mesa da pessoa.

5. Escreva corretamente: Ou use um corretor ortográfico. Isso não apenas contribui com um ar mais profissional, mas nesses dias você nunca sabe como a pessoa vai entender seu texto ao recebê-lo e no nosso idioma, uma vírgula errada pode causar muita confusão e perda de tempo.

6. Deixe seu smartphone na sua mesa de vez em quando: Você não precisa checar seus emails a todo instante. Isso é sério. E-mails podem esperar enquanto você almoça ou conversa com seus amigos.

7. Lembre-se: e-mail não é o seu emprego: Assim como reuniões e conference-calls. Se tudo o que você faz é responder emails, você não está indo a lugar nenhum. Foque em resultados, não no seu inbox. Fazendo isso você vai conseguir resolver mais coisas e atingir resultados muito melhores no seu dia-a-dia.