Você é eficiente?

Gerenciamento de Tempo é um assunto que eu gosto muito de escrever a respeito. Acredito que estou longe do lugar onde quero estar, mas por ser algo que considero muito importante no trabalho, acabo sempre voltando nesse ponto.

Acredito que toda metodologia de Gerenciamento de Tempo, tem grandes chances de dar certo. Às vezes um simples pedaço de papel com a sua lista de tarefas para aquele dia já ajuda muito. Isso aliado ao conceito de “Primeiro a obrigação, depois a diversão”, já faz uma grande diferença na vida de uma pessoa sem tempo para nada.

Mindset É importante você perceber que às vezes, o que falta não é tempo e sim organização. O tempo é o mesmo para todos. São 24 horas por dia e você precisa tirar o máximo de proveito disso. Para tal, você precisa mudar seu mindset para entender que tempo é um bem precioso e por isso, precisa ser bem cuidado.

Classificação o primeiro passo é classificar sua lista de tarefas. Você precisar definir se algo é 

-Urgente (algo que surgiu de repente mas que precisa ser resolvido na hora);

-Importante de ser feito (algo que já estava planejado e tem data para entrega);

-Ou apenas Circunstancial (que é quando você tem algo rotineiro ou que não demanda tanto desespero). 

Usando essa classificação simples, já vai ajudar você a priorizar a sua lista de tarefa.

Método definir um método é algo muito pessoal. Eu mesmo gosto bastante do GTD, onde falo um pouco sobre ele nesse artigo do blog. Mas cada pessoa é diferente de outra, então é importante você encontrar um método que atenda seu perfil de trabalho.

Treino parece simples mas não é. Se você tem uma lista de tarefas, mas não revisa constantemente ou não dá a ela a devida importância, ela não serve para nada. Por isso você deve ter uma única lista de tarefa, pode ser em papel, web, tablet, celular, etc, mas tem que ser única e ser revisada sempre! 

Ferramenta outra parte importante. Você precisa definir se a sua ferramenta de trabalho vai ser uma aplicação como Evernote, Wunderlist, Google Tasks, Caderno, iPad, Agenda, etc, mas é importante saber qual a melhor ferramenta para você. Confesso que as vezes um simples pedaço de papel ajuda muito. 

Algumas dicas variam muito pelo estilo com o qual você costuma trabalhar, às vezes, se você costuma deixar para depois alguma coisa importante, o problema pode ser a forma como você lida com as tarefas. Se você possui um perfil Procrastinador o ideal é que você saiba quebrar grandes tarefas em pequenas e ir executando uma por uma. Tente identificar desculpas e tente lutar contra elas. É melhor a entrega do que uma história triste para contar. Aceite que adiar não é solução! Pode até ser um alívio no curto prazo, mas no longo prazo é um problema pior ainda que a tarefa original em si.

Se você é uma pessoa Perfeccionista, você pode vir a ter problema com gerenciamenteo de tempo também! Principalmente quando sente a necessidade de refazer o mesmo trabalho diversas vezes. Entenda que o melhor é o trabalho entregue e não o perfeito que nunca é terminado. Cuidado com o pensamento do “Tudo ou Nada”. Qualidade boa é entregar no prazo. Uma tarefa perfeita fora do prazo não serve para nada. Observe o padrão de trabalho dos seus colegas de trabalho, se der para fazer melhor no mesmo prazo, ótimo! Do contrário não precisa superar todo mundo em toda tarefa.

Quando o problema é Desorganização, duas coisas são importantes. Primeiro uma agenda para anotar tudo. Segundo separar um momento na manhã para planejar seu dia e outro momento no final do dia para avaliar se você conseguiu fazer tudo aquilo que se propôs a fazer. Insista nesse hábito. No começo demora, mas o resultado vem com o tempo, às vezes em uma semana você já consegue sentir o ganho.

Falta de disciplina. Esse é um problema muitas vezes causado pelo mundo virtual. Hoje consultar uma rede social é mais rápido, simples e prazeroso do que fazer aquele relatório chato. Muitas vezes você acaba trocando uma benefício maior no futuro por um menor agora. Para isso tente estabelecer metas mais realistas, livre-se de redes sociais, mesmo que tenha que desabilitar ou mesmo bloquea-las durante o horário comercial. Aplicações como essa ajudam nessa hora! O Método Pomodoro ajuda também nesse caso, mas as vezes vela mais ser sincero e saber recusar aquele almoço demorado no shopping ou mesmo um café com os amigos se você estiver enrolado. Foque no trabalho. 

Como o nosso tempo é limitado, temos que entender que temos um dia de 24 horas divido em 3 blocos de 8. Geralmente dedicamos 8 horas para o sono e 8 para o trabalho. O que fazemos com as 8 horas restantes é que define quem somos e aonde vamos chegar.