GTD (Getting Things Done)

Getting Things Done, cuja abreviação é GTD, é um método de gerenciamento de ações que dá nome ao livro de David Allen. No Brasil este livro foi inicialmente lançado em 2001 com o título "Produtividade Pessoal - A arte da produtividade sem stress". Em 2005 o livro foi relançado com o título "A Arte de Fazer Acontecer - Uma Fórmula Anti-stress para Estabelecer Prioridades e Entregar Soluções no Prazo". Getting Things Done é também o título de outros dois livros sobre gerência do tempo, de Edwin C. Bliss e Malcolm Hancock.

O GTD se baseia no princípio de que uma pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em algum lugar. Desta forma, a mente fica livre do trabalho de lembrar de tudo o que necessita ser feito e pode se concentrar em realmente executar essas tarefas. Ao contrário de outros especialistas em gerência do tempo, David Allen não dá ênfase à priorização das tarefas. Em vez disso, ele prega a criação de listas de tarefas que são específicas a um contexto. Por exemplo, a criação de uma lista de ligações telefônicas a fazer ou de tarefas a serem feitas no computador. Ele também sugere que toda nova tarefa que possa ser executada em menos de dois minutos deve ser realizada imediatamente.

A psicologia do GTD baseia-se em tornar fácil e divertido o arquivamento, busca e recuperação de todas as informações relacionadas às tarefas que você precisa fazer. Allen sugere que muitos dos bloqueios mentais que temos para realizar algumas atividades são causados por uma insuficiência de planejamento inicial. Por exemplo, para cada projeto é necessário estabelecer inicialmente o que se quer obter quando se terminar o projeto e quais ações específicas são necessárias para se atingir esse objetivo. De acordo com Allen, é muito mais prático pensar em tudo isso antes de iniciar o projeto e gerar a lista de ações que serão necessárias para que mais tarde possamos executá-las sem maiores planejamentos.

Nessa metodologia, cada e-mail gera uma ação após ser lido (deletar, responder, encaminhar, encaminhar com flag de FUP, gerar uma tarefa ou um documento em PDF, etc), mas é importante sempre lidar uma unica vez com cada e-mail, nunca deixar p/ depois para não gerar bagunça. Alguns especialistas recomendam horários fixos no dia para checar o e-mail corporativo.

O importante é você entender que o profissional não pode ser orientado ao e-mail apenas. Você precisa ter uma lista de tarefas única e que reflita a realidade. O e-mail é apenas uma forma de receber e demandas e enviar respostas e resultados. O e-mail precisa ter a mesma importância de uma ligação telefônica, uma conversa pessoal, instant message ou outro tipo de interação que pode gerar uma demanda. O diferencial é que por e-mail, você consegue ter registro do que foi combinado e comunicado, diferentemente do telefone e da conversa, talvez por isso tanta gente priorize tanto o email, mas no dia-a-dia, o importante é você ser orientado por tarefa e não por e-mail.

Independentemente de como você recebe uma demanda, o importante é você ter uma lista única de tarefas que reflita a realidade e que seja revisada e re-priorizada sempre conforme a sua demanda por trabalho, lembrando que o mais importante na hora de criar uma lista de tarefa, não é a ferramenta em si, e sim a capacidade da lista de tarefas em refletir a realidade.